Pengertian Administrasi

·         Pengertian administrasi dalam arti sempit: berasal dari kata Administratie (Bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan sebagainya, yang bersifat teknis ketatausahaan (Clerical Work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari administrasi.

·         Pengertian administrasi dalam arti luas: berasal dari kata Administration (Bahasa Inggris). Menurut para ahli:

a.       Leonard D. White: Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil.

b.      H.A Simon: Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.

c.       William H. Newman: Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama. 

·      Perbedaan antara administrasi dengan manajemen adalah jenis proses dan sasarannya. Jika administrasi merupakan proses kerjasama antara satu orang dengan orang lain untuk mencapai tujuan (sasarannya hanya pada sumber daya manusia). Sedangkan manajemen adalah proses pendayagunaan seluruh sumber daya, baik sumber daya manusia maupun sumber daya non manusia.

Komponen-komponen dari Administrasi: 
1. Administrasi Pengajaran

Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dipelukan 17 format yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin, teratur dan benar. Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. Pengelolaan pengajaran mencakup uraian tentang substansi atau rangkaian kegiatan yang saling menunjang.

1.      Merumuskan tujuan-tujuan pendidikan pada berbagai tingkat

2.      Menyusun kalender sekolah

3.      Menyusun program kerja tahunan

4.      Merumuskan penjabaran tugas dan penentuan beban mengajar (Teaching Loads)

5.      Menyusun jadwal

6.      Menyusun program belajar mengajar yang lebih maju

7.      Menyusun tahap-tahap penilaian hasil belajar dan proses belajar-mengajar.

Semua kegiatan ini merupakan salah satu sarana penunjang proses belajar mengajar dalam rangka mencapai tujuan-tujuan pendidikan yang lebih tingi. Secara hierarkis pengelolaan pengajaran di uraikan sebagai berikut.

PK-1 = Jadwal Pelajaran Sekolah

PK-2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru

PK-3 = Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru

PK-4 = Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah

PK-5 = Daftar Hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir

PK-6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan

PK-7 = Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS

PK-8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas

PK-9 = Hubungan Kemasyarakatan

PK-10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa SD

PK-11 = Jadwal Pelajaran

PK-12 = Program Caturwulan Guru

PK-13 = Persiapan Mengajar

PK-14 = Program Bimbingan

PK-15 = Daftar Nilai

PK-16 = Pencapaian Target dan Daya Serap Kurikulum

PK-17 = Daftar Penyerahan Rapor

2. Administrasi Kesiswaan

Merupakan layanan yang memusatkan perhatian pada pengaturan, pengawasan, dan layanan siswa di kelas dan di luar kelas seperti : pengenalan, pendaftaran, layanan individuan, seperti pengembangan keseluruhan kemampuan, minat, kebutuhan, sampai ia matang di sekolah. (Knezevich, 1961).

Osis merupakan organisasi murid yang resmi diakui dan diselenggarakan di sekolah dengan tujuan untuk melatih kepemimpinan murid serta memberikan wahana bagi murid untuk melakukan kegiatan-kegiatan ko-kurikuler yang sesuai. Oleh karena itu, supaya pembinaan administrasinya terutama menyangkut pembinaan pengelolaan organisasinya dan kegiatannya, apa pun kegiatan yang dikembangkan hendaknya selalu dalam rangkaiannya dengan tujuannya, yaitu pengembangan pengetahuan dan kemampuan penalaran, pengembangan keterampilan dan pengembangan sikap, selaras dengan tujuan sekolah yang tertuang dalam kurikulum.

Pengelolaan data kesiswaan merupakan salah satu garapan administrasi murid yang tidak dapat ditinggalkan. Pada intinya ada tiga macam data yang perlu sekali dikelola, yaitu: data tentang identitas murid, tentang hasil belajar murid dan tentang kehadiran murid. Data ini tidak hanya berguna sewaktu murid tersebut masih sekolah, tetapi juga bermanfaat kelak setelah murid tersebut sudah lulus atau meninggalkan sekolah tersebut.

Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu, terdapat beberapa jenis kegiatan. Untuk setiap macam jenis kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis kegiatan dan dua puluh satu jenis format. 

1. Awal Tahun Pelajaran

    a. Penerimaan Siswa Baru

S-1 Surat Pendaftaran Siswa Baru   

S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I

S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I 

2. Selama Tahun Pelajaran

    a. Penyusun Data Siswa

S-4 Buku Induk Siswa

S-5 Buku Klapper 

    b. Keadaan Siswa Awal Tahun

S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas, Asal dan Jenis Kelamin

S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia

    c. Kehadiran Siswa

S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas)

S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah)

S-10 Buku Absensi Siswa

S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa dalam Sebulan

   d. Mutasi Siswa

S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah

S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah

S-14 Mutasi Siswa selama Caturwulan

3. Akhir Tahun Pelajaan

    a. Pelaksanaan Ujian Akhir

S-15 Daftar Clon Peserta Ujian

S-16 Tanda Peserta Ujian

S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya

S-18 Daftar Masuk sekolah

    b. Kenaikan Kelas

S-19 Daftar Sswa yang Naik Tingkat

S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Behasil EBTA

  

3. Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian atau biasa disebut pengelolaan ketenagaan merupakan kegiatan mengatasi ketenagaan edukatif dan non edukatif ini mencakup keseluruhan proses penyelenggaraan ketenagaan dengan menyajikan arus dokumen yang terdapat pada setiap tindakan dan kegiatan dalam bidang ketenagaan. (Sahertian:1987).

Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana

kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk

pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam

rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Proses pengeloaan kepegawaian mencakup kegiatan sebagai berikut.

1.      Pencatatan dan pendaftaran ketenagaan (inventarisasi ketenagaan)

2.      Penentuan kebijaksanaan dan perencanaan ketenagaan (personel policy dan personel planning)

3.      Pengadaan ketenagaan (dari recruitment sampai kepala placement)

4.      Pengembangan ketenagaan (personel development, termasuk promotion)

5.      Pemeliharaan ketenagaan termasuk (salary, welfare dan incentive lainnya)

6.      Penilaian ketenagaan (personel appraisal, personnel taring, personel evaluating)

7.      Pemutusan  hubungan kerja (dischange and recruitment). 

4. Administrasi Perlengkapan

Administrasi adalah proses mempergunakan dan mengikutsertakan semua sumber potensi yang tersedia dan sesuai, baik personal maupun material dalam  usaha untuk mencapai bersama suatu tujuan secara efektif dan efisien. Perlengkapan merupakan kegiatan yang berkenaan dengan pengaturan sarana yang ada sekolah agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya.

Tujuan dari pengelolaan perlengkapan adalah untuk mengadakan perincian semua kegiatan yang berhubungan dengan perlengkapan dan sekaligus memberi bimbingan tentang bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar dapat tercapai/membantu tercapai tugas yang dipertanggung jawabkan bagi tiap unit sekolah.

Menurut buku pedoman yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah dikemukakan langkah-langkah dalam penataan perlengkapan sebagai berikut.

1.      Perencanaan

2.      Pengadaan

3.      Penyimpanan dan penyaluran

4.      Pemeliharaan

5.      Penginventarisasian dan penghapusan

6.      Tata perlengkapan sekolah

Uraian berikut meliputi:

1.      Identifikasi Kebutuhan

2.      Perencanaan

3.      Pengadaan

4.      Penyimpanan

5.      Penataan

6.      Pemeliharaan dan pengawasan

7.      Inventarisasi

8.      Tata cara penghapusan

9.      Tata perlengkapan sekolah 

5. Administrasi Keuangan

Yang dimaksud dengan administrasi keuangan adalah penyusunan pertanggung jawaban dan pengawasan atas keuangan di suatu lembaga. Di dalamnya dibahas antara lain :

1. Asas pemisahan tugas (Otorisator, Ordonator, dan Bendaharawan)

2. Perencanaan anggaran tahunan sekolah

3. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi :

    a. Dasar hukum,

    b. Pembukuan setiap transaksi

    c. Pertanggungjawaban

    d. Pelaporan, dan

    e. Pendapatan

4. Pengawasan

5 Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah

6 Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan.